迈向更好的TCS会议的小步骤？

通常，当我们参加TCS会议时，会注意到一些我们希望会议组织者注意的小细节。当我们组织会议时，我们已经忘记了它。

因此产生了一个问题：我们可以轻松地采取哪些小步骤来改进TCS会议？

希望这个问题可以成为我们在组织会议时可以再次检查的资源，以确保我们不会一次又一次地重复同样的错误...

我在这里对较小且便宜的细节感兴趣-如果会议组织者及时考虑的话，会议组织者可以轻松地做到这一点。例如，它可能是一条有用的信息，可以提前在会议网页上发布；可以节省一天的五美元小工具；选择宴会餐厅时要考虑的事项；喝咖啡休息的最佳时间；或您理想的会议徽章设计。

我们可以在这里介绍会议安排的所有方面（包括论文提交，计划委员会，审查，当地安排等）。

这是一个社区维基问题。请针对每个答案发布一个想法，然后根据您认为它们的重要性来上下投票其他答案。

1. 压低价格：$750确实，在每席位酒店主办的会议上您可以享受到可爱的开胃菜，但这确实不利于您在$100每席位大学主办的会议上获得的学术氛围。另外，您不仅会邀请参加演讲的人参加。允许大学的学生免费参加；
2. 空间并行会话，以便人们可以在它们之间真正地移动；
3. 但是，也应事先鼓励演讲者和与会者在并行会议上进行互动，因此并行会议也是自治的社区。这鼓励了互动，并促进了并行会议正在推动其子领域中的讨论。一些会议（例如德国语言学会议DGfS）已经得出结论，所有平行会议都是独立的研讨会。

安静房间中的桌子/书桌数量有限

问题：并非每个人都会参加每次会议，也不是每个人都将在最近/举行会议的酒店/酒店内住宿。

解决方案：在安静的房间里放几张桌子，书桌和椅子，以便于不受干扰的阅读，书写，打字，浏览，也可以使用电源插座。

赠送USB记忆棒作为程序

是的，论文是在线的，但是会议很少在会议室或附近的公共区域中使用无线网络。CD-ROM是当前hoice的电子媒介，但是很大一部分人拥有没有CD驱动器的平板电脑和上网本。USB驱动器的成本低于污垢，并且几乎可以与名称不匹配正则表达式“ iP *”的任何计算机一起使用。

如果您不想用电子程序预装每个USB记忆棒，请让人们用电子程序来充实自己的记忆棒，方法是从注册台的PC（或三台），或者从已经丢弃了它们的同事的粘贴到其他设备上。

在会议网站上，张贴简单但详细的说明，以通过公共交通工具从机场到达会议酒店。

不要提供很多选择，只有一条或两条简单易行的路线。告诉您要购买哪种票，从哪里，如何以及要花费多少。确保您发布的信息实际上是最新且有效的，尤其是如果会议在夏季举行。

（最好看一本《孤独星球》指南，以了解哪些信息对首次访问该镇的人有用。）

不要同时安排有关类似主题的讨论。

不言自明。没有任何借口。

确保WLAN确实有效，即使所有会议参与者在喝咖啡休息时间同时登录也是如此。

进一步阅读：

• 乔尔·斯波尔斯基（Joel Spolsky）的“会议中的WiFi”问题。
• 为什么大型技术会议上的Internet访问和Wi-Fi总是如此糟糕？@服务器故障。

抽象的小册子。

问题：会议记录现在大部分都在线上（一件好事），我不想像打开笔记本电脑一样查看论文的主题。

解决方案：提供摘要小册子（某些会议已经在这样做）。这是一本小小册子，按演示顺序列出了摘要，是决定演讲内容的简便参考。

注意：这是一个临时解决方案，直到我们大家都使用iPad :)为止，但是即使如此，将所有摘要汇总在一个地方还是很方便的。

会议活动日历

问题：很难跟踪多个会话，通常在一个大型会议中，我不想参加所有的演讲，或者不想保留我要参加的特别演讲列表。

解决方案：会议至少应提供一个日历文件，该文件可以放入Google日历或电话/笔记本电脑上的任何日历应用程序中。ICS格式非常标准。

注意：会议可以走得更远-在KDD，您登录到与会议相关的社交网站，并可以根据您感兴趣的谈话导出自定义日历。但这需要更多的基础设施和资金，并且不在会议范围之内。这个问题的范围。

摆脱2列格式，并通常简化纸张准备工作

现在，典型的TCS论文有4个不同的版本：

1）一个初步的完整版本-这是您在会议提交之前使用完整证据的版本，并且有很多人在提交会议的同时在线发布该版本。

2）提交版本-这是一个在截止日期前几天草草准备的版本，我们通过将证明复制/粘贴到附录中，将漂亮的30页论文转换为可读性较差的10页论文+ 20页附录。

3）摄像机专用版本-这是实际在会议中发布的两列格式的版本。这是通过将我们在此期间获得的审阅者反馈和见解整合到提交或初步的完整版本中，然后使其与会议提供的丑陋的2列格式模板兼容而实现的。（我认为已经或多或少地达成共识，即2列格式很丑陋，而它存在的唯一原因是不久前的印刷程序中的残余。）

4）期刊版本-这是完整版本，其中还包含上述反馈和见解，以及我们提交给期刊的另一张通行证的结果。出于技术原因，对于版本3和版本4，通常很难维护相同的tex文件，这意味着需要重复创建这两个版本的工作。

鉴于此，也许很多论文都没有进入第四阶段就不足为奇了，剩下的最成熟的版本就是这种丑陋的2列格式。

我建议进行以下更改：

1）正如Emanuelle所说，请向会议提交一份完整的初稿（即第1版），但要理解PC没有义务阅读前10页以外的内容，并且他们通常可以使用自己的判断来跳过技术细节。的证明。

这使作者（少一个版本）和PC更加容易，因为如果他们真的想查看证明，他们不必在附录中寻找它们，并且他们总是可以通过模拟当前情况仅打印提交内容的前10页，而忽略其余部分。（Russell Impagliazzo曾经说过提交的内容应该没有页面限制，而只是一条指令，对于x = 1,2,4,8，...阅读前x页应该使审阅者想阅读下x页。 ）

2）对于可用于相机的版本，请使用1列格式和最小限度的乳胶模板，这样可以更轻松地处理同一文件。

实际上，我建议（尽管这是一个较大的更改）是通过将照相机就绪版本限制为单列10页，从而使其成为真正的“扩展摘要”。鉴于您的论文已被接受，并且应该在线提供完整详细信息的版本，因此您不必在这10页上浪费时间来解释更多详细信息或列举所有论据来说明您的论文为何如此出色，您可以专注于尝试以最简单的方式解释工作背后的主要思想。我认为，这种格式的论文实际上将是宝贵的资源，并且有理由在完整版或期刊版的基础上再增加一个版本。另外，我认为会议版本必然没有证明细节的事实将鼓励人们提交期刊。

向会议参与者推荐一些好的酒店

我去过一些会议，推荐的酒店列表中有10家以上的酒店（或没有，带有“这是一个有很多酒店的大城市，请随意选择”的信息）。有很多选择固然很好，但首先，这意味着不知道城市的人将不得不选择最适合他们的城市。其次，这大大减少了与许多其他与会者在同一家酒店的机会。

相反，会议组织者是当地人，可以比与会者更好地评估酒店的最优性，他们可以根据价格最多推荐3到4家酒店。对于预算低的学生和人们，应该有一个便宜的选择，而对于那些没有资金限制的人，应该有一个选择。这样，许多与会者将最终到达同一家酒店，并有机会在早餐期间进行互动，一起往返会议等​​。

有时，当该地区的酒店规模较小且很快就会很快开业时，这种建议是不可行的。我的意思是将此建议引导到可能提出此类建议的会议上。

会议没有多个网站。

如果有很多可能的URL，请确保所有URL都重定向到同一位置。不要尝试通过手动将信息从一个地方复制到另一个地方来维护多个站点。

这听起来很荒谬（为什么有人会设置具有不同内容的多个网站），但是由于某种原因，它似乎一直在发生。有一个“官方”网站，域名很酷，布局精美，但是很难更新。然后建立了另一个网站，很快没人知道哪个站点可以检查最新信息。

人们不需要精美的网站；他们想找到信息。

（如果你还没有见过这个，这里是一个最近的例子：1，2。）

降低价格，但尝试将会议宴会包括在学生注册费中。

学生由于技术原因错过宴会似乎太普遍了：注册费不包括宴会费用。他们的讲师和/或大学很乐意支付注册费-无论是什么费用，无论包括什么费用-但出于某种原因，他们拒绝支付任何“额外”费用。

会议宴会可能是学生认识人的绝好机会，每当他们错过这个机会时，我都会为他们感到遗憾。额外的费用（除了机票，酒店，登记费等）通常微不足道，因此大部分只是官僚主义的问题。

为了使注册费用合理，可以在其他地方省钱–会议袋等东西不那么重要。您也可以尝试找到一家公司赞助学生的晚餐。宴会不必那么花哨-美味的食物和绝佳的地理位置将是一个不错的选择，但最终，社会因素才是最重要的。

有学生代表

为了解决Jukka在对该问题的评论中提出的补充要求：

招募两个（或多个）人员-一名精力充沛的年轻研究人员（学生或博士后），以及一名富有吸引力且经验丰富的学术人员（教授）-协调早期研究人员的活动。前者将负责策划酒会和其他社交活动，而后者则可以提供职业和研究建议，可能是在会议的特殊用途会议中，也可能是在上述酒会上。（可选的第三方可以是行业联系人。）

将打印的程序张贴在会议室门附近。

听起来像是一件基本的事情，但是由于某些原因，大多数会议都没有这样做。它不花任何钱，但是对于回答一些简短的问题非常有帮助，例如“这是我想去的会议吗？”，“喝咖啡休息什么时间结束？” 不用看抽象手册。

会议提交= arXiv ID。

如今，会议提交的文件通常是PDF文件。无需要求人们提交PDF文件，我们可以轻松地要求他们输入他们要提交的作品的arXiv标识符。

[当然，arXiv论文的格式必须类似于会议论文：附录中包含10页文字和所有缺少的详细信息。]

这将相对容易实现，并具有许多好处：

• 如果论文被接受，可以保证带有完整证明的版本在某处永久可用。我们再也不会遇到会议论文声称结果并引用永远不会出现的未来期刊版本的典型情况。

• 所有结果将在更早之前公布。TCS可以得到更快的发展，因为其他技术可以在早期工作的基础上更快地构建，并且并行进行许多次重新设计轮子的风险较小。ArXiv提供可靠的时间戳记，因此，毫无疑问有人偷了别人的作品。

• 审查会更有趣，并且道德问题也会更少。现在，您将在审查已经公开的内容。您已经完全可以开始思考如何在自己的工作中使用结果，如何改善结果了，等等。

• 当的入选论文名单公布，这将是微不足道的arXiv的链接添加到所有接受的论文。这样，人们就可以在会议之前提前看一些看起来很有趣的论文。

显然也有一些缺点。在arXiv上发布论文需要花费一些时间。实际上，您实际上必须先提交给arXiv，然后在上面睡觉，然后在第二天完成会议提交（如果仍然不错）。但是我认为这不一定是一件坏事...

（当然，现在显然也几乎不需要印刷刊物或商业出版商。毕竟，实质上，具有arXiv链接的已接受论文列表就是我们需要的一切。如果有人真的想要要获得一本精美的诉讼书，当地的大学出版社可以以较低的成本来处理它。但这已经成为话题，摆脱出版商并不是人们可以轻易实施的小改变。

不需要“每篇论文进行一次完整注册”。如果学生有学生撰写的论文，这将禁止学生支付学生注册费。它严重冒犯了许多人，尤其是因为该政策通常是在书面验收后宣布的。

最近完成此任务的会议包括ISAAC，IWOCA和COCOA。

我想这样做的原因是为了保证一定的收入，特别是在没有专业团体支持的会议中。但是，组织者有责任找出学生/教职员工组合的合理预测并据此进行注册。

在安排ALGO 2009之后，我总结了一些想法，请参阅Post Algo post：礼节和礼节。如果我只想强调一个想法（在这个奇妙的话题中没有提到）：可见的，清晰的名称标签，以及组织者发出的反复强烈的信号，请他们实际佩戴它们。特别是，我认为组织者可以要求程序委员会的主要人物，受邀的发言人和指导委员会这样做。

发布有关赠款的信息，并在注册时尝试分配它们

在注册会议和购买航班之前，很高兴知道向学生，新博士后等提供哪些赠款。（最令人沮丧的莫过于发现您获得了一笔赠款，可以在您计划参加一天并相应地预订了机票和酒店之后获得了整整一周的出勤和住宿费用。）

同样，如果可能的话，最好在注册时获得一笔赠款，而不是在到达会议时获得支票或现金，或者更糟的是在会议之后的几周内收到支票。在另一个国家/地区使用不同货币的会议的奖励积分。

（我去过一次会议，直到会议当天他们才处理注册付款，然后将支票退还给那些收到赠款的人，因此有其他处理方式。）

将截止日期设为星期五。这将使许多其他人变得更加幸福。

使用专业软件来管理论文的提交，裁判的分配，裁判报告的接收，收集PC成员对审阅的评估以及结果的交流。

Edutech Wiki上的会议管理软件列出了一些选项。

不要限制提交的时间。相反，要求作者在X页中提出要点，并告知他们可使用摄像头的版本的长度。尽管最近有一些PC勇敢地这样做，但这似乎还不是标准的。

减少顺序对话的次数。紧接着又进行了三个半小时的高度技术性对话，这是没有希望的。没有人可以专心致志地长时间不休息。理想情况下，每次谈话后都应该休息一下。

记录演讲/讲座，并在线提供视频。

在演讲过程中，以电子方式显示演讲者剩下的时间（例如，请查看TED演讲的视频）。在上次主持的会议上，我使用了一个全屏的简单Java应用程序来做到这一点：“手动”进行操作，监视时钟并使用“剩余10mns”，“剩余5mns”的文件会感觉很愚蠢。 ”，“还剩1百万”，“现在完成”。

奖励：计时器完成后，以闪烁的颜色显示超支的时间。

使用大量论文中的人物来制作会议T恤。（ACM SCG在其25年中两次这样做；是否知道还有其他会议？）

如果您使用会议袋，请使其可回收或重复使用：

如果您需要一个袋子来送给注册人，那么您出的东西太多了-每个人都把它扔掉，而且旅馆甚至常常没有纸张回收！不过，如果您确实使用布袋，则选择有用的设计，例如杂货店购物袋。如果您使用塑料袋，请向酒店索取塑料回收箱。

在重要日期中包括特刊邀请的日期。

否则，作者应该等待多长时间？

有合理的期限：

1. 提交截止日期：我知道提交截止日期不同的原因有很多，例如不稳定的服务器需要个人注意。但是，无论截止日期是什么，都应清楚地张贴该截止日期，并将其转换为大多数提交者所熟悉的时区（例如美国的东部时间或美国东部时间）。会议网站的一个好的哲学是，如果您每1个搜索查询可以节省n个人，那么请您这样做！

2. 注册截止时间：对于提前注册截止时间，唯一合理的截止时间是一天中任何时间段的结束时间。那就是在博客上宣布并放入日历的内容。美东时间下午3点（无视）没有理由。

鼓励沙发住宿

我并不是说要让人们绑定到CouchSurf，但是可以想象，通过酒店推荐，您可以添加一个页面，本地研究人员（或学生，我想这将主要由学生使用）可以发布一条消息，说“我可以接待这么多人， 发邮件给我”。

只有准备这样做的人才会使用它。例如，对于参加会议的学生，这可能是一种不错的方法：

• 降低入场费（您不支付住宿费用）（用于沙发冲浪者）
• 不是随机的CouchSurfing，可以结识来自现场的人，并且可以更好地进行互动（适用于沙发冲浪者和主持人）
• 与认识它的人一起参观这座城市，并尽享其乐。

我想这可能是从头开始要做的很多工作，但是可能有专门的CS组织来为会议组织者做这件事，因为它为他们做了大量的广告工作。双赢。

我知道并不是每个人都会使用它，但是我相信使用它的人会从中真正受益（个人经验，我一直很开心CS）。

（这不特定于TCS会议，但总体上适用于更好的会议）

我在一次针对年轻研究人员的数学会议上看到的一个好主意是要求每个参与者写一个简短的“研究声明”-如果初级参与者还没有太大的成果，那么对兴趣的描述就可以了。然后，在会议召开前的一段时间，声明将发布在网页上。一个有效的示例：http : //bcc.impan.pl/12Young/uploads/statements.pdf（几何群论会议）

我认为这对于遭受“我在这里不认识任何人”问题的初中生特别有用，但反之亦然，因为即使学生也不再是匿名群众。当然，对于较小的会议/讲习班，而不是400人的活动，这是相当可行的，但我仍然认为值得实施。