为重要但并非紧急任务寻找时间[关闭]

好的，这是一个非技术性问题，但我认为它与很多系统管理员有关，尤其是在小型商店中。

有很多与项目无关的任务，或者日常操作不会为组织增加可见的价值，但是仍然很重要。我在考虑诸如记录网络或流程，研究新工具/技术/流程，下属的发展，文件备案之类的事情。

所有这些都很重要，但是由于它们最终不会出现在甘特图上，或者如果您跳过它，直接导致您的老板对您大喊大叫，那么其他原因可以忽略不计。

您如何确保覆盖这些？

我尝试将它们添加到任务管理系统中，在日历中安排诸如“研究新技术”之类的定期约会。但是这些往往在本周非常容易被忽略/交叉等等。

PS，我喜欢标签日历管理，就像Manager-Tools上的家伙说的那样，您可以管理日历，但是时间是一个常数，您无法管理它来创建更多/更少或更改其经过/快/慢。

由于这是主观的，所以我认为我只会抛出对我最大的帮助。所有的“ em”都可以在其他地方找到，源于“如何在时间管理上做得更好！”。文章等。它们正是对我有所帮助的东西。他们不一定帮助您。

即您的里程可能会有所不同。

此外，尽管它们不一定是对当前问题的直接和简洁的回答，但我相信，使用它们可以整体上改善时间管理，这将直接帮助您腾出一些时间来完成那些重要但又不紧急的任务。

1.）训练每个人做你的工作。含义; 如果您是5人一组，那么有一个了解MS Exchange的人，一个了解LAN，路由等的人。一个知道AD和核心MS Administration的女孩以及一个了解Linux / Unix的人，重新分配局域网/路由器花花公子。也许AD女孩想知道生成树协议的工作原理。也许交换家伙想知道他的数据包如何从“ a”到“ b”再到“ c”再返回。与他们合作，使他们接受一些良好的基础知识培训。这样一来，当您被淹没并且能够做到时，您将更倾向于向他们寻求帮助。似乎没有时间来完成一些小而重要的工作，例如文档，以及将设备更新到他需要的老板的投影列表，哦，等等。如果您已经完成了对同伴的培训，那么您可以要求并期望在重新标记这些交换端口或验证设备上的SNMP方面获得很大的帮助，并且它们都已插入监控系统中。

话虽这么说，也有充分的理由准备好学习他们的一些工作。它可以帮助您了解它们的来源，并给他们带来您喜欢的自由度。

2.）为自己设置一个“电子邮件时间表”，并将您的电子邮件检查限制在一天中的特定时间。如果您在非常繁忙的电子邮件环境中工作，请说四个左右。专注于直接适用于您的内容以及需要立即关注的内容。粘贴到“此时检查电子邮件”时间表。

3.）将任务分解为短期时间，以用于处理任务。即多任务，但不要在单个任务上工作太费力而被它吸住或烧坏。处理20至30分钟左右，然后再移至其他物体上。激发您的兴趣是成功完成多任务处理的关键。对于我们来说，完全不容易对WSUS进行故障排除并花费数小时来追逐一个难以捉摸的十六进制错误代码。

4.）偶尔休息一下。其实起床走走。让血液流淌。去拿点水 抬起头来（直接关注的是什么），然后考虑其他问题。您会感到惊讶的是，它是如此令人耳目一新，它又如何又好又快地帮助您专注于手头的下一个任务。

5.）在Internet上查看用于项目管理的资源。通常那里有很多技巧和窍门，可以直接处理像您这样的问题，以及一般的时间管理技能。您会感到惊讶。

6.）这听起来有些怪异，但要保持懒惰。了解如何自动化，自动化和自动化。不要浪费您的时间一遍又一遍地重复任务。如果可以的话，了解如何使用脚本进行操作。我认为正确的说法是“更聪明地工作，而不是更努力”。

7.）使用简单的待办事项清单，分为每天，每周和每月。通过“关键”，“非关键”和“长期”以类似的方式对任务进行优先级排序。粘贴到列表。更新它，不要让它过时。使它成为您每天早晨要做的第一件事，而最后更新则在您离开之前进行。这确实为思想的连续性带来了奇迹，等等。

8.）如果您在繁忙的会议组织中工作，并且发现每周花费无数次无意义的会议占用大量时间，请使用此理念；如果被邀请参加会议，它是否直接适用于您，或者您是关键利益相关者？如果没有，请考虑如何更好地度过您的时间。特别是如果您收到会议纪要的电子邮件摘要。会议邀请通常（通过电子邮件）带有“接受，暂定，拒绝”选项。不要害怕，您可以使用它们。

参加会议时，如果前五分钟内没有明确的议程或未显示议程，请立即离开会议。出去。十分之九的时间，它将持续一个小时左右，毫无意义。这相当于将一群人带到没有清单的杂货店。他们想出的是各种食品的大杂烩。很像您将要退出的会议。

无论如何，还是要再次在互联网上查看PM参考。他们值得。

HTH ..

《完成事情》是一本很棒的书，即使您没有实现完整的系统，也非常有帮助。GTD是一个很长的承诺，不要被淹没。

这是GTD的简要介绍。

但是没有系统是完美的。如果您的组织系统接管了您所有的空闲时间，那么很容易忘记为什么要组织起来。

地图不是领土。

有关特定领域的更多书籍，请查看：Limoncelli 撰写的 《系统管理员的时间管理》。这将提供更多有见地的提示。

我个人也使用todo.sh。这是一个很棒的todo bash脚本。这也是我所知道的唯一经过bash脚本测试并受版本控制的bash脚本。

我发现处理这些任务的最佳方法是提出一个调度系统，以便A）您不会将所有时间都花在出现的日常问题上，并且B）您预留了时间文档和其他需要解决的后台问题。

有鉴于此，我强烈推荐戴维·艾伦（David Allen）的《完成事情（GTD）》。他的管理不断变化的TODO列表的系统非常适合管理员和经理的工作方式。我使用它已有3年了，我的时间使我的工作效率提高了很多，而且我从来没有觉得我没有解决所有应该处理的小问题。

很抱歉，这听起来像是一部商业广告，但他的书确实很有帮助。

我喜欢“只处理一次”技术：只要有可能，就尽快清除待办事项清单上的内容。

• 当您在收件箱中使用HR填写某些表格时，请立即进行处理并发回。
• 如果您填写公司的时间表，则从开始就不要停止，直到完成为止。
• 对于记录流程，下一次它会变慢并且您正在执行该流程时，请随即键入该流程（如果需要的话，请更新文档）。

对于其他文档任务，即使它们增加了工作时间，您也必须养成执行它们的习惯。例如，如果您有一个包含开关/配线架连接的电子表格，则每次更改时您都必须花时间对其进行更新，否则您将花费​​更多的时间来整理内容。同样，我们使用许多魔术贴胶带使配线架保持整洁，并且在更改配线架连接时重新花所有粘扣带会花费一些时间，但这是值得的，因为您可以看到所有东西在哪里。

如何用更具体的项目代替“研究新技术”，例如

花15（或30）分钟研究SELinux，并努力回答以下问题之一：

• 如何安装？
• 哪种操作模式最适合我的环境，该如何配置？
• 如何解释其日志条目？
• 如何创建规则？

与“记录网络”等类似。

我喜欢“个人组织”作为这类东西的绰号。

这里有两件事。首先是建立一个适当的系统，并对其进行足够的纪律检查以遵循它。那里有大量的系统.. GTD得到了很多的关注。我个人使用富兰克林和GTD的混合体。有一个框架来捕获您需要做的事情，并让您轻松地确定优先级和计划它们。我怀疑这是您要分解的地方..正如您所指出的，您计划然后越过。

第二个方法是在该框架内找到一种方法，使象限2的东西（重要但不紧急）实际上受到关注。象限2是对组织（以及对您本人）真正，持久的价值之地，通常不会引起足够的重视。

您可以从不考虑（或称它们）为“我”任务开始..如果它们对组织不重要，则不应在公司时间做。如果是这样，则需要以某种方式将它们折叠在一起。如果他们确实是关于您的..请在您自己的时间运用相同的原则。

我发现最好的方法就是将这些东西当作其他项目一样对待。任何好的个人组织系统都有一个过程来捕获并包含项目中的任务。采用非理想的理想状态（例如，文档服务器配置），并将其分解为您可以完成的最小任务（构建空文档，文档网络配置，文档共享等）。然后包括一些在你的每日/每周计划的任务，并找到一种方式，每星期，去完成那些小片。请注意，我说的每一个星期，而不是每星期。这有点像恢复....今天至关重要，今天您在工作系统，明天又在担心明天。

这不会帮助您一路走来，但这只是一个开始。最后，这是要保留在系统上的相对较小的学科扩展。但这是使您从“完成工作”变为“使事情变得更好”的部分。

编辑-回复原始作者的评论。

请清楚-讨论不是针对那些“组织价值较低”的项目。除非您没有其他事情要做，否则不要浪费时间在不重要的任务上。这个难题（和我的答案）是关于具有较高组织价值但对时间不敏感的任务。

我回想起了另一项策略，想起评论。我发现几乎所有象限3（高紧急度，低重要性）任务都可以简单地忽略或推迟到方便为止。诀窍是要知道哪些紧急事项很重要，哪些不重要。

我认为与taht战斗是非常重要的一件事，就是您可以很好地分割任务，

画一个分为四个区域的圆圈，为圆圈中的每个区域赋予属性

1. VI- LU非常重要，不太紧急
2. VI-VU非常重要非常紧急
3. LI-VU不太重要，非常紧急
4. LI-LU不重要不那么紧急

然后，您可以很好地分割工作和进行交叉工作，以更好地了解时间的流逝。一段时间我对VI LU任务中的两个对自己说：您可以拿起一个LI-LU。

他们一般说，我名单上的第一名应该发给投资者，所有者和做出重大决定但不要着急的人，

第二步适用于工作是fireplug的高层管理人员

第三和第四是较低的雇主评级

我发现自己最终在“我的时间”上学习了新技术，并将其视为“继续教育”，这对我的职业生涯有好处。

使做这些事情成为生成它们的任务的一部分。

已安装新软件？在安装该计划的一部分中包括对其进行记录。

员工发展-除了一两个特定的培训内容之外，这可能是所有新任务中正在进行的工作，这些都很重要，因此应给予他们所需的时间。

做文书工作？将其包括在生成文书工作的计划的一部分中。

每天为管理行政管理预留一定的时间-如果您不让积压的订单增加，那么跟上它就很容易了。

没有时间研究？这也是工作的重要部分，而不是琐碎的补充。如果您没有时间来解决问题，那么您要么资源不足，要么遇到另一个问题，如果您不断被这种事情拖延以扑灭大火。

可能不是您想听到的答案，但是我发现我得到的时间越多，我得到的时间就越多-人们只会给您更多的时间，而不会对您太“费力”。

如果您显示自己总是乐于接受别人的胡言乱语，那么他们会继续这样做。一旦您年纪大了，尝试这样做的人就会越来越少，因此您可以选择如何最好地使组织受益。

是的，我知道我们年龄相同：(