电子邮件ho积者的干预和教育-（交流环境）

在我的整个职业生涯中，我遇到了许多电子邮件email积者...

我正在管理一个100个用户的环境，该环境以前用户具有100mb的配额和一个基本的Cyrus IMAP / Postfix解决方案。这导致大量本地存储的邮件以及与数据保留相关的问题，以及由于PC故障而导致的邮件丢失。

我迅速通过MailArchiva迈向了Exchange 2010（用于发现/存档），并且在此设置中已经投入了将近一年的时间。入站和出站的所有内容均被存档并保留以用于合规性目的。最初，我为每个用户设置了3GB的邮箱限制。少数用户需要额外的空间来存储其工作的电子邮件，并且能够为其辩护，因此我做了一些例外。但是，我有一个特别糟糕（但很重要）的用户，该用户的收件箱中目前有22,000个项目，其中有14,000个未读。这可能不是消息的数量，而是电子邮件的性质。许多报告，声明和大型PDF附件。这也是Blackberry用户，因此我怀疑他们根据主题选择性地阅读邮件。用户第一次达到3GB的限制，并且不希望修剪邮箱。我照顾了他们的3,000个已删除邮件，以确保邮件畅通无阻，但是在如何教育用户如何组织电子邮件方面迷茫了。我可以制定严格的政策并变得精打细算，或者我可以与用户坐在一起，帮助整理和清除邮件。无论哪种方式，它都没有解决如何帮助教育的真正问题。

这里有人对如何处理这种情况有任何提示吗？我想要一些示例准则。如果您在公司中使用政策，那么哪些类型的政策可帮助控制人员？

我发现人们对邮件的使用方式不同，但这是迫使他们采用特定组织方式的挑战。我什至可能不是最好的例子，但我也知道保留什么和删除什么。

更新 -第一场战斗已经结束，通过一些合理的修剪，我已经能够使用户保持在Exchange邮箱限制之内。但是，我去重建用户的计算机，发现一个17GB的本地PST文件，其中包含6500多个子文件夹！用户一直在将消息复制（而不是移动）到子文件夹数组中。有时会将单个邮件复制/归档到多个文件夹中。下划线（_）和前缀（az）用于控制文件中文件夹的显示顺序！该用户还对自己的出站电子邮件进行了CC'ing，以便拥有邮件的收件箱记录，以便稍后将其归档到本地PST的子文件夹之一中。这是对技术的绝对滥用，是组织公司数据的一种可怕的方式。我将其移交给所有者以解决这种情况，因为这已成为公司的责任。

这可能是一个纯粹的管理问题，但以我的经验，这种决定会转交给sysadmin人员来证明和执行得太多。因此，作为系统管理员，我的职责是说服管理层存在问题，应认真对待它，并提出可能有用的管理机制。

我的一个老雇主有一个GroupWise系统，该系统当时没有任何配额机制（前一段时间，GW已有一段时间了）。因此，最终我们诉诸于同伴压力法。每个月，我们都会打印出每个部门中最大的$ X邮箱的报告，并将报告发送给办公室经理。在两个月内，最大的前五名邮箱列表的平均大小要小得多。

我发现某些方法可以说服管理层注意此问题：

定义邮件存储成本

如果您收到了“但Google做到了”的回推，请开始构建电子表格，以显示多少邮件费用。经理们了解成本。您或您通过其购买物品的人要承担服务器硬件，软件，AV软件的费用以及其他相关费用。通过此操作，您可以为邮件存储分配每MB的美元数。这使您可以为3GB邮箱和200MB邮箱提供不错的美元价值。

顺便说一下，这就是为什么您在学校学习代数的原因。

这可以采用以下三种方式之一：

1. 他们增加了邮件存储支出。他们看到了这些数字，意识到自己的投资不足，然后向其投入资金以达到您的“应有”水平。
2. 他们同意对邮件增长施加下行压力，以便更好地控制此成本。
3. 他们说％*＆！@ 到云！

产生邮件系统升级费用

如果以上内容超出了您疯狂的电子表格处理技能的范围，则制定升级计划以保持存储消耗曲线的领先地位是至少开始讨论的好方法。当他们看到bigbigmoney需要升级时，他们会问为什么。然后，您将告诉他们。当他们询问如何避免这种成本时，请提及对大邮件用户造成下行压力。

我已经完成了以上两项操作，证明了购买简单存储的合理性。电子邮件使用相同的技术，其中整个应用程序堆栈都位于存储/备份基础结构之上。每单位美元（或选择货币）是突出显示成本和过度放纵的危险的一种好方法。有时，它可能会导致非常重大的战略变化（另请参见云！）。有时，它可能会使资源松散。

从政治上来讲，为如何降低电子邮件使用压力提供一些建议是一个好主意。但这就是它们，对必须实际实施或说服其他管理人员的管理人员提出建议。

我们的解决方案让我非常痛苦。我们的一个合作伙伴组织（k12教育）在诉讼（FOIA）中受到发现请求的打击。整理大量电子邮件并删除秘密位的成本非常高（约10万美元），因为节省了多少电子邮件可能与请求相匹配。我们的律师建议，并且我们的总监制定了严格的保留政策，以便我们将来可以限制我们的要求费用。

默认情况下，所有邮件将在45天后清除。出于法律原因必须保存的所有内容都必须移至托管文件夹。有几个应用了不同保留策略的不同托管文件夹。

无论如何，我的观点是，这应该是业务决策，而不是IT部门抱怨存储。尽最大努力弄清实际成本，并指出拥有庞大邮箱的潜在成本。然后执行官根据成本做出决定。

任意分配的配额对用户没有意义。

我相信这不是你的问题。在我看来，这是一些经理的问题。我不认为您需要精打细算，但是听起来好像有人需要。

用户不受限制的电子邮件存储使公司花了很多钱。不允许用户在办公室中存储垃圾-为什么在电子邮件服务器上存储垃圾应该有什么不同？

由于性能和备份方面的考虑，IT必须对数据存储设置限制。这些是真实的，物理的，切实的关注。希望您的企业在IT安全性，灾难恢复，电子邮件保留，可接受使用等方面的政策能够给这些担忧带来一些“麻烦”。

如果绝对要您“帮助”我考虑的用户，请至少设置Outlook规则，以根据收到的日期将传入邮件归档到“ 2010”，“ 2011”，“ 2012”等文件夹中。然后，用户（或您）可以每年修剪一次旧电子邮件。这样也可以使“收件箱”文件夹更小。

我几乎是整个“ IT生活”的承包商，因此，我从来不必为类似此类的事情而进行政治斗争。如果我有一个“ C级”用户（或者在小型企业中，所有者或所有者的家庭）那样的问题，那么我可能最终会投降而不是战斗。至少我会尝试提出一个业务案例，但是我可能最终也会放弃，并且如果他们的ho积最终造成运营困难，我绝对希望出于“ CYA”目的以书面形式提交该业务案例。

我们遇到了同样的问题，它目前处于控制之中，但是我敢肯定它会回来的。

首先，几乎没有问题的邮件数量-而且不是您的情况，22,000没什么，我的邮箱运行超过200,000邮件-是＆^％$＃附件。

我认为附件是一种存储文件的糟糕方法，但是很多人喜欢它，因为附件可以保存一些元数据：发送或接收的日期以及文件的发件人或发件人。此外，人们只是懒惰-保存和删除附件需要时间。

在我们的案例中，教育是关键：我们确保“需要”更大配额的人们理解隐藏的成本（备份时间和存储需求，恢复时间，法律上的噩梦，等等）。

然后，我们确保他们了解最大的问题是附件（这就是为什么我在线保留这么多电子邮件的原因-我严格删除了附件，因此我可以指向自己的邮箱，然后说：“我的邮件数量是附件的20倍您，但我的邮箱大小不足1/4”），并为他们提供了一些工具来帮助他们处理附件。

我们使用的工具大多经过了培训-例如，如何按大小对邮件排序，如何保存附件，如何一次保存多个附件，如何在需要“元数据”时将电子邮件保存到文件中，如何删除附件（删除附件后需要保存更改），帮助设置目录结构，等等。

在两种情况下（其中一种是我），我们能够使用3rd party工具提供帮助。有很多工具可以保存消息和/或文件，我们使用EZDetach和MessageSave，它们还可以，但是对很多人来说并没有足够的用户友好性（公平地说，我看过的所有产品都没有对于普通用户而言，此功能就足够简单了）。对于一个用户，他们学会了使用该软件，并且喜欢每月运行一次以一次提取和删除所有附件的想法。对于我们尝试使用它的其他所有人，他们发现它太复杂了，因此我们坚持进行基本的Outlook培训。

在我们的案例中，它之所以奏效是因为总裁是最大的用户之一，而高级经理是喜欢EZDetach的人。他们给了我们足够的动力，可以告诉人们“不，没有人获得更多的电子邮件配额，如果这些技术对那些大佬有用，他们将为您服务！”

听起来您有一个让员工知道的正式政策：限制为3GB，没有特殊理由的特殊情况豁免。“（我不读我的邮件）”不是（恕我直言）有效的理由。
需要通知用户经理该用户拒绝遵守公司范围的IT策略，并且您需要准备向C级办公室提出有关该策略为何合理的业务案例。（在如今每个人都有一个gmail帐户的情况下，真正的辩解将是费用）。
如果此人确实需要他们的多余空间，他们应该能够为您提供配额膨胀的书面证明。

除此之外，您还应该向接近3GB阈值的用户及其管理员发送一份CYA备忘录（纸质，保留一份副本），并详细说明以下事实：如果用户不减少邮件数量，则该用户将停止接收邮件使用它们或提出合理的理由，他们需要更多空间。您已经竭尽全力为这个人服务，因此在此之后，书面通知将成为他们采取行动（清理或请求增加配额）的责任，否则邮件退回将成为他们的错。
您想做的一切都可以避免粪便碰到风扇时脸部饱满，因为此人的邮件正在弹跳。

如您所知，这实际上是一个管理问题，而不是技术问题。

我将与该用户的经理交谈。解释情况。说明磁盘空间是有限的资源。说明他（她）确实需要与该员工交谈，并告知他们他们需要花费更多时间进行电子邮件管理，归档和删除。如果经理不愿意这样做，请告知他，他需要去[在这里插入大C级高管]，并解释为什么他的员工如此重要，以至于他们不能像其他所有人一样烦恼地管理邮件并且，[C级执行程序]将需要批准购买额外的磁盘和备份空间，以满足该用户的需求。

无法整理邮件的人不会搜索邮件。他们甚至都不会错过他们。我认为收件箱中的22,000封邮件不是今年发出的。因此，我每年将邮件移动到单独的子文件夹中。如果对于一个文件夹来说，即使太大了，那么每个月都需要添加一个子文件夹。

这是我整理“已发送”文件夹的方式，因为我不在乎发送的内容。如果要查找收件箱的特定答案，则可以简单地追溯到该日期。我只整理收到的邮件。

关于电子邮件和文档的问题是，将它们以分层结构放在单独的媒体上是个坏主意。在一个理想的世界中，可以将它们都放入“盒子”中，对其进行标记和标记，并在盒子和盒子内容之间建立链接。在这些框中，还应该放笔记，电话笔记，电话，传真，...

在无数有效的情况下，保留所有（或至少大部分）电子邮件是至关重要的-我曾经做过的大多数工作都是这样：与不同客户有关的所有电子邮件，处理时间，状态报告等。

我敢打赌，如果您告诉用户3G的使用限制，那么您的用户会说类似“但Google给了我7GB ...”。

从个人，轶事和经验上来说-我有史以来最好的设置是我上第一所大学：在1999年，我们获得了网络配额，可以容纳我们的电子邮件，个人文件，作业和个人网页。每个用户使用什么百分比完全取决于每个用户。