网络文件共享的最佳实践？

因此，我们有一个大约10年前就开始的文件共享，它最初是出于最好的意图。但是现在它变得肿了，里面有文件，没人知道是谁把它们放在这里，很难找到信息，等等。您可能知道问题所在。所以我想知道的是人们在这种情况下会做什么。有谁知道一个像样的程序可以通过文件共享来查找没有人碰过的文件？文件重复？还有其他建议可以解决此问题吗？

文件共享是基于Windows的，几乎超过3TB。有没有可以为我做一些报告的实用程序。我们喜欢这样的想法，即能够找到6个月以上的旧文件，然后将其存档，唯一​​的问题是文件共享如此之大，这可能真的很难手动完成。

我们建议客户“焦土”，并经常重新开始。

我还没有看到一个不涉及非IT利益相关者的有效解决方案。我见过的最好的情况是，客户已经让管理层确定了各个数据区域的“管理员”，并且将对AD组的控制权委派给了那些“管理员”来控制对那些共享区域的访问。这确实非常有效，但是需要“管家”方面的一些培训。

我知道这是行不通的：

• 在权限中命名单个用户。使用组。总是。每次。没有失败。即使是一个用户的一组，也要使用一组。工作角色发生变化，人员流动发生。
• 让非IT用户更改权限。您最终会遇到“计算机越战”（有关各方有“良好”意图，没有人可以逃脱，每个人都输了）。
• 关于权限的想法过于宏大。“我们希望用户能够在这里写入文件，但不能修改他们已经写入的文件”，等等。保持简单。

我见过的东西可以工作（有些不错，有些则不太好）：

• 发布一个“地图”，指示通常在功能区域中将各种数据类型存储在何处。这是与各个部门进行访谈并了解他们如何使用文件共享的好地方。
• 考虑空间使用的“后记帐单”，或者至少定期发布部门空间用户的“排行榜”。
• 我是否仅在权限中提到了命名组？
• 为“无限制增长”以使旧数据“脱机”或“近线”存储的数据区域制定计划。如果您允许数据​​永远增长，那么备份将达到无限。
• 针对空间使用和文件夹增长制定某种趋势。您可以使用商业工具（有人提到过Tree Size Professional或JAM Software的SpaceObServer），也可以使用“ du”程序和一些脚本“ glue”编写合理有效的代码。
• 根据“ SLA”细分文件共享。您可能会考虑同时拥有跨部门的“关键业务”共享和“运行正常但并非关键的共享”。这个想法是为了备份/还原/维护目的，将“关键业务”共享保持隔离。当要开展业务真正需要的只是大约2GB的文件时，不得不停止业务以从备份中还原2TB的文件，这有点愚蠢（而且我已经看到了）。

我同意埃文（Evan）的观点，重新开始是个好主意。在我目前的公司中，多年来我已经完成了4次“文件迁移”，每次我们建立一个新的结构并复制（一些）文件，备份旧的共享文件并使它们脱机时。

我们在上一次迁移中所做的一件事可能对您有用。我们在所谓的“通用”驱动器中遇到了类似的情况，在该驱动器中任何人都可以读取/写入/删除。多年以来，随着人们在各个小组之间共享东西，许多东西积累在那里。当我们移到新的文件服务器时，我们建立了一个新的Common目录，但是没有为用户复制任何内容。我们将旧的Common保留在原处（并称为Old Common），使其变为只读，并告诉所有人他们有30天的时间将所需的任何内容复制到新目录中。在那之后，我们隐藏了目录，但是我们会根据要求取消隐藏它。在迁移期间，我们还与所有部门合作，创建了新的共享目录，并帮助人们识别重复项。

多年来，我们一直使用Treesize来确定谁在使用磁盘空间。我们最近尝试了Spacehound，我的一些同事也喜欢它，但是我一直回到Treesize。

在最近一次迁移之后，我们尝试建立一个存档结构，人们可以自己使用它，但是它的工作效果不是很好。人们只是没有时间跟踪什么是活跃的，哪些不是活跃的。我们正在寻找可以自动执行存档的工具，在我们的案例中，它将可以定期将所有6个月未接触的文件移动到另一个共享中。

在3TB的空间中，您可能有很多非常庞大的不必要文件和重复的垃圾文件。我发现一种有用的方法是进行搜索，从大于100MB的文件开始（对于您的情况，我甚至可能增加到500MB），然后将其取下来。它使寻找实际空间浪费者的工作变得更易于管理。

我的首要任务是使用企业文件管理器/分析器/报告器/任何您想调用的文件，例如TreeSize Professional或SpaceObServer。您可以查看哪些文件在哪里，按创建数据，访问日期和许多其他条件（包括文件类型和所有者的统计信息）排序。SpaceObServer可以通过SSH连接扫描各种文件系统，包括远程Linux / UNIX系统。这样可以使您更好地了解文件集合。从那里，您可以“分而治之”。

您可能需要考虑将超过六个月的旧内容全部归档到另一个共享，并注意对该共享的文件访问。一致访问的文件可以放回到主服务器上。

另一个选择是类似Google Search Appliance的东西。这样一来，您可以让Google的应用程序智能地找出人们在搜索内容时正在寻找的内容，并通过将访问量较小的文档放在搜索页面的下方来“存档”。

在Windows 2003 R2 File Server上，我们使用File Resource Monitor的内置报告功能，它将向您发送使用最少的文件列表以及其他报告。

也许第一步是了解问题的严重性。文件共享占用多少空间？我们正在谈论多少个文件？

如果幸运的话，您会发现文件共享的某些部分遵循命名约定，无论是按用户，按业务流程还是按部门划分。这可以帮助您完成对文件进行分类的任务。

在最坏的情况下，您可以使整个事情脱机，然后等待看谁抱怨。然后，您可以找出他们是谁以及他们使用它的目的。（邪恶，但是有效。）

我认为最好的解决方案是移至新驱动器。如果访问共享的人数合理，请询问他们并找出真正需要的部分。将它们移到新共享。然后鼓励所有人使用新共享。一段时间后，请删除旧共享。查看谁尖叫，然后将数据移至新共享。如果3到6个月内没有人提出要求，则可以安全地删除或存档。

我将所有现有数据移动到新的只读共享文件夹中：如果最终用户需要更新文件，则可以将其复制到新的新共享驱动器中。

这样，所有旧的东西仍然可用，但是我可以取消备份时间表。

最重要的是，我每年都会删除3年未更新/访问过的文件夹（在检查存档是否正常之后）。