无纸化（或比以前少）的办公室-您正在使用哪些工具？[关闭]

您的企业成功采用了哪些工具来减轻纸张工作量？具体来说，我要问的是25-100人的SMB。您是否正在使用自定义的一次性访问工具？您是否成功使用Infopath？您是否已将标准表单集成到Intranet上的HTML / PHP / RoR页面中？

什么有效；什么不？

纸的优点：

1. 它可以缩放到您的办公桌的大小。
2. 它很容易阅读（不会闪烁）。
3. 无需电池/电力即可轻松运输

因此，要使办公室的纸张更少，您需要提供一种更好的方法：

1. 多显示器设置
2. 优质液晶
3. 不需要人们移动或提供大量显示方法（例如开会）。

由于电子文档非常易于处理，因此人们逐渐不会打扰打印东西，因为这对他们没有好处。使人们做事的最好方法是使替代方案（您的选择）比他们现在做的麻烦少。

这并不是真正回答所问的问题，而是长期观察。在过去的几年中（几乎与无纸化办公室的梦想差不多），我观察到，公司越努力创建这种我们称之为无纸化办公室的神话般的东西，使用纸张的可能性就越大。每当有人创建纸质电子替代品时，我都会看到最终用户仍在打印。

例如，我们的网络传真系统将收到的传真作为电子邮件发送给适当的人。然后，将这些传真中的每一个传真打印出来，然后再阅读。用户告诉我他们不喜欢在屏幕上阅读它们。

与尝试实现我坚信无法实现的目标相比，纸张回收要成功得多。换句话说，只要接受纸张是该过程的一部分并尽可能地对其进行回收即可。

不幸的是，我还没有取消我公司的文件，但这并不意味着我没有对此事进行调查。

“纸张工作量”非常笼统。

归结为“是否有一个电子系统或串联系统能够满足任何部门以及与该部门进行交互的任何人的需求”。

当我刚开始在这里时，我们没有IT票务系统，所以我进行了设置，这已经停止了（大多数）人在我的办公桌和显示器上写便利贴。：P

我不是一名训练有素的业务分析师，但是在制定此处的流程时，要归结为您是否针对部门中的请求类型制定了具体流程？

具体来说，我是指流程图。是的，不要畏缩，它们很棒。

直到您能说出“如果我收到关于X型物品的请求，如果我认为这是一个好主意，我该向谁批准，提供哪些信息，或者拒绝X型物品的正式程序是什么”。

如果您没有系统工作原理的流程图，那么如何期望围绕该系统构建电子系统呢？

但

如果您已经知道了，那么我一直在看的一个非常有趣的软件包是http://phpformgen.sourceforge.net/，它看起来足够灵活，可以以任何格式处理所需的信息。

无论是通过电子邮件发送，更新数据库中的记录还是写入文件输出。

我发现的所有其他研究都使我找到了专用工具，这些工具看起来是由相对较小的公司组合而成的，看上去没有那么好，而且大多数工具都围绕ASP运行并且相对不受支持。

编辑：而且，phpformgen唯一不做的就是身份验证。但是一旦生成了表单，如果您知道您在使用PHP和LDAP做什么，我相信它可以实现。

我们有一个数字白板。投影仪投影到白板上，当您用专用笔（有四种不同的颜色）在白板上书写时，它实际上将其绘制在PC上并像实际在白板上一样投影在白板上。

如果您有一台好的投影机，那就太出色了，您可以在演示过程中实际使用它具有巨大的触摸屏（它确实给人留下了深刻的印象）。在会话结束时，只需将白板保存到位图或SVG，然后重新开始。不再需要在纸上集思广益，也无需重复处理打字白板笔记。

为了记笔记，我使用Evernote-我已经扫描了名片和账单，并保留了所有笔记。因为它具有在线同步功能，所以我可以从我所有机器以及任何其他具有网络访问权限的设备上获得所有“纸质”笔记。

当我承担着在拥有约130名员工的SMB上运行IT时减少纸张使用量的职责时，我使用了以下新颖的技术：

我为公司的打印室配备了基于Linux / Samba的传真/打印服务器。所有打印机都已连接到此，以及用于接收传真的传真调制解调器（已将它们作为TIFF保存到文件共享中，而不是直接打印）。然后，我确保此服务器始终存在“问题”（通过“意外”拔出电缆等来进行操作非常容易，以确保我们将风扇弄弯等）。

员工很快养成了依靠电子邮件，pdf，doc，xls并在显示器上阅读内容的习惯！我也一再拒绝一个部门要求购买复印机的请求，而是给他们一台台式扫描仪，并告诉他们仅在确实需要硬拷贝时才打印东西！！！

最后，我们实际上从未需要打印服务器的打印日志功能（表面上这是它的初衷）。

请记住，减少纸质记录会增加文件存储，检索和正常运行时间的责任。我们最终在NAS存储上进行了更多投资，以用于文件共享，冗余备份服务器，ERP系统以及具有大型附件和无限收件箱大小的异地第三方可靠电子邮件存储。

我喜欢posty的回答，您也应该记住Martin P. Hellwig的回答。

总的来说，归结为：从纸到无纸，对于当前的流程是有意义的。

由于我不知道您从事的行业是什么，因此我无法真正推荐解决方案。即使我了解这个行业，解决方案仍然需要适合公司的工作流程/文化。对于IT公司而言，取消需求管理，问题管理和发布管理流程是有意义的。通用名称是Bugzilla，Jira，OCNS或inStep。通常，分析您的纸张记录（您以何种方式记录文档以及它们如何转换），并寻找（业务）机会来清除纸张。主要目标应该是使您的业务更有效，变得更有效率，更快，...，并且不惜一切代价减少纸张。