Outlook对话检视和类别


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在工作中,我通常每天会收到数百封电子邮件。为了避免不知所措,我一直在使用类别对邮件进行排序和优先级排序。我自动分配类别,然后按它们进行分组:代码评论,收件人,抄送,通讯组列表/密件抄送。例如,这意味着向我明确显示的消息在收件箱中的显示总是比我收到的消息高,因为我在通讯组列表中。这可以节省大量时间,并且可以使重要的电子邮件更快地引起我的注意。

最近,我涉及的电子邮件线程开始变得很长,我希望能够使用对话视图,或者至少按主题排序。但是,Outlook似乎不支持对话视图和类别的任何(有用)组合。我尝试了以下操作,但未成功:

  • 按类别分组,然后进行对话视图-Outlook给我一个错误(分组/排序组合太复杂)。
  • 使用自定义视图按会话分组-类别不会显示为排序依据的选项
  • 按类别分组,然后按主题分组-接近,但排名靠前的主题是按字母顺序排列的第一个主题,而不是最新的主题
  • 按对话分组,然后按类别分组-这很有用,但这对我没有多大帮助,因为最热门的对话是最新的,而不考虑它属于哪个类别

我有办法在保留相关电子邮件分组的同时保留类别系统或类似内容吗?我完全不关心解决方案的语义,因此我不一定必须使用正确的类别或正确的会话视图;我真的只是希望能够使用某种优先级系统来强调发送给我的电子邮件,同时以某种方式将电子邮件线程分组在一起。

我过去曾经写过Outlook插件,所以即使那样也不太适合作为适当的解决方案。确实有效。

更新: 我仍然没有看到一个好的解决方案。我希望所有内容都在一个视图中。单独的文件夹或搜索文件夹并不理想,因为例如,如果我清除了“收件人”列表,则不会自动在顶部看到CCed电子邮件,因此必须手动转到其他视图。到那时,除了我单击文件夹的顺序外,没有什么可以使CC固有地先于TO。

能够将多个文件夹/搜索文件夹聚合到一个视图中可能是一个很好的解决方案。我什至没有提到自定义脚本/编程的任何答案,而且我怀疑任何符合我标准的解决方案都需要它。赏金就在那儿,因为我很确定解决方案并不简单。

Answers:


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我发现汇总多个收件箱的最佳方法是使用颜色类别,规则和搜索文件夹。简短的版本是您设置规则,根据您是否需要在今天,明天,下周和30天内完成处理,将收到的邮件标记为颜色类别。然后,创建“搜索”文件夹,以每种颜色显示所有电子邮件。每天,您只需浏览电子邮件,然后对它们进行分类。这篇博客文章甚至更进一步。。。

http://blogs.msdn.com/b/ianpal/archive/2008/06/03/email-task-and-time-management-with-pifem.aspx


“您设置了规则,根据是否需要在今天,明天,下周和30天之内将收到的邮件标记为颜色类别”,这是我要做的,但我会根据是否是TO来进行过滤,抄送给我或从DL(分发列表)中抄送。搜索文件夹不是理想的解决方案,因为它们不能给我一个单一的视图。如果“我的收件人”列表中没有任何内容,则不会自动在顶部看到CCed电子邮件,我必须分别进行查找。能够将搜索文件夹聚合到一个视图中将是一个很棒的解决方案。正如我提到的,我不害怕代码。
格雷格·杰克逊

我也一样 只需按照我想要的顺序将所有搜索文件夹添加到“收藏夹”栏中。每个搜索文件夹都显示其未读项目数(如果需要,则显示总数)。调查每个团队并不难。
oleschri 2011年

足够公平,但这并不是我正在寻找的解决方案。我已经知道我可以使用多个文件夹,所以说实话,这真的比从一开始就没有更多用途。有关更多详细信息,请参见我的问题的更新。
格雷格·杰克逊

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如何将每封电子邮件自动移动到特定类别的文件夹?

然后,您可以按照优先级顺序简单地检查文件夹。这些文件夹基本上是您按类别进行的主要排序/过滤器,因此现在您可以按对话查看。我认为,即使电子邮件最终根据您的类别位于不同的文件夹中,对话也应能按预期进行。使用子文件夹将其与其他文件夹分开,并添加一个数字以按需要对其进行排序。


问题是它极大地降低了不同类别电子邮件的可见性。我仍然希望所有这些不同的类型都集中在一个视图中,因此我不必检查本质上等于四个不同的收件箱。CC和List我也许可以避免,但是代码检查和我在“ To”行中的内容绝对必须放在对我来说最明显的位置。也许有一种方法可以将多个文件夹显示为一个?我想这基本上就是类别的作用。我的目标是避免使当前行为退步。
格雷格·杰克逊

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既然您说按类别分组,则主题“越来越近”,您是否尝试过按类别,已接收,然后主题进行分组?那应该解决它不是最新的。


按“接收的”分组按分钟分组,并将对话线程破坏到完全没有用的程度。即使按天分组,这看起来也不是我所能做的,但也可能会过多地拆分某些线程(我经常遇到一些优先级高的问题,这些线程具有跨越多天的时间)。
格雷格·杰克逊
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