Outlook电子邮件滥用-电子邮件礼节指南？

我花了很多时间为那些IT专注力很弱或没有专职人员处理常见问题的公司执行邮件迁移。结果，从未制定管理电子邮件使用和最佳流程的政策。这些环境中的最终用户是非技术人员，往往会抵制更改。

我绝对了解更改/移动/升级邮件平台的机制。在大多数情况下，我协助公司从基于Linux的POP3或IMAP迁移到Microsoft Exchange。这种类型的举动暴露了许多用户的不良习惯。

我所关心的并不完全是我过去遇到的电子邮件ho积问题所涉及的磁盘空间；每个公司总会有一个。与特定公司合作后，通常会遇到的问题和弊端。

在上一次迁移期间，我看到了：

• CC:自己在每封电子邮件中的用户（大概是跟踪消息线程的一种方式？）。

• “已发送邮件”文件夹中的300 MB消息？！？

• 发送Outlook的人会在每封传出邮件中阅读回执。

• 为与其对应的每个联系人维护子文件夹的用户。有时是手动的。有时，客户端规则非常严格。

• 子文件夹的过度组织。（某些文件夹中仅包含一条消息）。

• 收件箱下的子文件夹（我不确定这是否不好，但是感觉不对）。

• 优先使用优先标记。一切都很 重要！！

• 已发送邮件文件夹中有4年以上的电子邮件。

• 收件箱中的25,000或更多项目（其中很大一部分未读）。

• “ 已删除邮件”文件夹中的15,000条或更多邮件。

• 用户在“草稿”文件夹中有24,000个项目！（错误应用客户端规则的结果）。

• 自动存档不受控制。

这是怎么发生的？

• 电子邮件是不是相对较新，并且没有对用户进行很好的利用方面的教育？
• UI的问题是“ 已删除邮件”文件夹仅仅是一键提交系统吗？
• 管理员不是在尽自己的职责来轻轻地帮助纠正操作吗？
• 如果用户在使用基本电子邮件时遇到问题，我该如何解决向他们传授办公室外答复以及如何处理组日历（gulp）的难题？

我的问题是，关于如何管理电子邮件，是否有一套标准的准则？（甚至一本小册子？）

用户教育问题往往会减慢这些部署的速度，因为我正在通过各种方式来改变人们所依赖的工作流程。当这影响组织的各个级别/角色的人员时，似乎没有适当的标准。

这些情况是由以下两个因素导致的：

• 没有正规的邮件使用教育
• 基于民间智慧的常见任务的传输，例如休假规则以及如何设置自动文件管理器
• 没有删除任何内容而感到痛苦

这些天来，我们还不是全部员工都在处理整个职业的电子邮件，但是它正在实现这一目标。但是对于已经使用它的人来说，我们肯定已经超越了50％的标准，所以仍然有很多糟糕的做法。

我参与的最后一个Exchange环境遇到了所有这些问题。部分原因是少数人坚持使用Exchange的非Outlook界面而产生的副作用。其中一些是随机打孔的结果，直到看起来正确为止，然后单独放置了五年。

电子邮件管理是一个强烈的个人的东西，并从高通过被迫的男人，因为一些愚蠢的小册子说，生活原本应该是不亲切会见以文件的东西不过如此。在邮箱配额极少的环境中，您最终得到的PST文件大小异常，就像您的文件夹太多示例一样。

我们过去花时间培训用户的地方是：

• “已删除邮件”文件夹不是归档文件柜。其实是空的！这是设置自动删除过程的方法...
• 设置外出规则时，请遵循以下准则。
• 这是当您收到“您的邮箱太大”电子邮件时可以执行的操作。

简而言之，我们专注于疼痛领域。我们不在乎用户是否每天创建一个文件夹来放入一天的信件，或者只是将其全部留在“收件箱”中并在需要时进行搜索（gmail样式！）。

• 删除的项目实际上，当我们在迁移过程中对系统中的已删除项目进行刷新时，实际上有些用户很老套。因此，我们使用垃圾桶作为文件柜来写一些东西，以阻止使用。
• 外出规则高级高级系统管理员已经厌倦了处理服务台请求，以消除糟糕的OO规则，因此我们编写了一些有关如何建立好的规则的培训。
• 邮箱太大我们有邮件配额，因为我们必须这样做。因此，我们撰写了有关如何保持现状的文档。随着时间的流逝，我们的常旅客改变了他们的邮件保留方式。

我们执行的唯一标准是：

• 将您的邮箱保持在一定大小以下（以下几种方法可以做到这一点）
• 不要为OO消息烦恼
• 不要给您的秘书透露您的邮件密码。我们是认真的。这是您的委派方式...

我喜欢在家中使用类似的邮箱尝试与“不良”电子邮件用户打交道。

您不会将所有未打开的垃圾邮件留在邮箱中，也不会将帐单，侄女的照片保存在动物园中或其中的任何其他内容。您将其取出并扔掉，或将其放置在其他地方以保持安全。像对待家庭邮箱一样对待您的电子邮件邮箱。

话虽如此，用户教育和适当的培训还有很长的路要走。我们会在合理范围内实施邮箱限制，并与Google调整发送和接收大小限制，以免出现问题。无论如何，总会有一个用户认为一切“都应该工作”而无需他们去处理（即在多年积累的某个时候清理您的邮箱）。