Outlook电子邮件滥用-电子邮件礼节指南?
我花了很多时间为那些IT专注力很弱或没有专职人员处理常见问题的公司执行邮件迁移。结果,从未制定管理电子邮件使用和最佳流程的政策。这些环境中的最终用户是非技术人员,往往会抵制更改。 我绝对了解更改/移动/升级邮件平台的机制。在大多数情况下,我协助公司从基于Linux的POP3或IMAP迁移到Microsoft Exchange。这种类型的举动暴露了许多用户的不良习惯。 我所关心的并不完全是我过去遇到的电子邮件ho积问题所涉及的磁盘空间;每个公司总会有一个。与特定公司合作后,通常会遇到的问题和弊端。 在上一次迁移期间,我看到了: CC:自己在每封电子邮件中的用户(大概是跟踪消息线程的一种方式?)。 “已发送邮件”文件夹中的300 MB消息?!? 发送Outlook的人会在每封传出邮件中阅读回执。 为与其对应的每个联系人维护子文件夹的用户。有时是手动的。有时,客户端规则非常严格。 子文件夹的过度组织。(某些文件夹中仅包含一条消息)。 收件箱下的子文件夹(我不确定这是否不好,但是感觉不对)。 优先使用优先标记。一切都很 重要!! 已发送邮件文件夹中有4年以上的电子邮件。 收件箱中的25,000或更多项目(其中很大一部分未读)。 “ 已删除邮件”文件夹中的15,000条或更多邮件。 用户在“草稿”文件夹中有24,000个项目!(错误应用客户端规则的结果)。 自动存档不受控制。 这是怎么发生的? 电子邮件是不是相对较新,并且没有对用户进行很好的利用方面的教育? UI的问题是“ 已删除邮件”文件夹仅仅是一键提交系统吗? 管理员不是在尽自己的职责来轻轻地帮助纠正操作吗? 如果用户在使用基本电子邮件时遇到问题,我该如何解决向他们传授办公室外答复以及如何处理组日历(gulp)的难题? 我的问题是,关于如何管理电子邮件,是否有一套标准的准则?(甚至一本小册子?) 用户教育问题往往会减慢这些部署的速度,因为我正在通过各种方式来改变人们所依赖的工作流程。当这影响组织的各个级别/角色的人员时,似乎没有适当的标准。