您如何使电子邮件简短而完整？[关闭]

我是喜欢写作和解释的奇怪的开发人员-电子邮件，规范，如你所愿。我乐于帮助人们深入理解事物。我讨厌乒乓球通讯，因为小组中有25％的人误解了以前那封破折的电子邮件，其中作者只解释了一半的位置，或者匆忙而写错了，因为小组中有30或40封电子邮件，电话和会议批评性的字眼，或排除否定的一两个字。

此特征非常适合用于文档记录，但是我的电子邮件很长，因此人们根本不阅读它们。我使用的一些策略是将长电子邮件格式设置为附加的Word文档，以鼓励人们将它们视为文档（有时效果非常好），或者尝试使用更多的项目符号代替免费的段落。这些策略增加了读者群，但是内容仍然很长。

当然，我想大声疾呼，复杂的技术主题需要大量说明和澄清，但这对任何人都没有帮助。显然，可以进行权衡取舍，但我很难证明做出的陈述不明确，否则以后将引起一百万个问题，误解或增加“条款和条件”。

您如何保持简短而完整的沟通？

执行摘要：

将重要事实放在顶部，然后在下面展开。

细节：

当我收到一封冗长的技术电子邮件时，我担心会失去一半的观众，因此，我尝试在顶部放一个简短，准确的“执行摘要”，并在下面提供完整的技术详细信息。选择性使用粗体或下划线也有帮助。

专注于您要交流的内容。是否每个字你已经使用帮助传达讯息？

尽量避免形容词。避免抱怨或过度解释。尽可能使用最简洁的词组-请勿在存在较简单选项的情况下使用长词和复杂的词组来听起来令人印象深刻。避免胡言乱语。

阅读斯蒂芬·金（Stephen King）的《写作》。

我用更少的词，这似乎做得很好。

认真地...

尝试仅说明相关的事情，例如“加载文件”，而不要详细介绍如何加载文件并在执行过程中检查错误等。

• 只要需要，在任何地方都可以链接到现有参考，而不是在电子邮件中包含整个解释。
• 考虑接收者想对信息做什么，并给他们足够的信息去做。大多数非黑客都不想知道更多所需的知识，而任何需要更多知识的人都会问你。
• 通常，在与非黑客打交道时，任何超过一个打印页面长度（约600个单词）的电子邮件都太长。减少废话，或将大部分废话留给您可以参考的链接或可以附加的文档。例如，文档的2000字应成为您从电子邮件链接或附加到该手册的手册。这使得更容易保持文档的更新并受版本控制！

阅读Strunk＆White的风格元素

我引述：“写得简洁明了。一个句子不应包含不必要的单词，一个段落不应包含任何不必要的句子，其理由是绘图不应该包含不必要的线条，而机器不应该包含不必要的部分。这不需要作者全部完成。他的句子简短，或者是他避免了所有细节，只在轮廓上对待科目，但每个单词都在讲。”

我最喜欢的一行是“省略不必要的单词”。

写一个简洁的消息，对于您认为人们可能想要详细信息的事情，提供指向Wikipedia，eHow甚至您自己编写的页面的外部Wiki页面的超级链接。