处理会议中棘手或意外的技术问题[关闭]


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根据我正在从事的项目,可能会要求我与内部利益相关者或客户公司的技术管理人员参加更多会议。

在这些会议的过程中,不可避免地会出现以下几个问题:

  • 您没有答案。
  • 您没有出于某种原因而考虑过。
  • 您认为与本次会议无关或完全超出了本次会议的范围。

在每种情况下,您如何回答这些问题?关于保持权威同时保持诚实的任何提示或技巧?

Answers:


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a)我将从负责该项目领域的人员那里找到答案,并在接下来的两天内与您联系

b)这是一个好点,谢谢你提出来。我没有考虑过这方面,但是会在接下来的两天内给您回复

c)您对此实际上意味着什么,因为这似乎与我对项目的理解不符。

当然,只是示例,但是如果您读懂了这些示例背后的含义,那么它们都是关于管理他们的期望并使他们感到自己属于过程的一部分。也称为自信。


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您提到了三种类型的问题:

a)您不知道答案:告诉他们我不知道答案,但是您会找到答案。然后写下他们的问题/疑虑并迅速与他们联系。

b)您出于某种原因未考虑:告诉他们这是一个有趣的想法。然后写下来并迅速跟进。

c)您认为与本次会议无关或完全不在本次会议范围内:此答案更为复杂。如果与整个项目无关,请尝试轻轻地告诉他们不相关。但是请谨慎操作,因为您不知道他们为什么提出该要求。如果与项目有关,但与会议无关;告诉他们您将把它传递给合适的人。然后写下来,并迅速跟进。

随着您在项目中获得经验,尴尬问题将消失。随着您获得更多的工作经验,您将更好地处理这些类型的问题。


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不论经验如何或经验丰富,这种情况时有发生在每个人身上。在这种情况下,诚实是最好的政策,这意味着承认您没有答案。从长远来看,与尝试虚张声势相比,您将更加可信。

具体问题:

(a)如果您不知道答案,不仅要耸耸肩膀,重要的是要确保人们了解他们的要求,并且您可以走开寻找答案。如果可能需要繁重的工作,您可能需要提供时间表和有关工作的一些想法。

(b)如果您还没有,也可以。与上述相同,只是让他们知道并返回给他们。

(c)如果您认为这些问题无关紧要,则通常应以机智的态度大声疾呼为何如此;他们很可能没有意识到这无关紧要。如果您与专业人士一起工作,那么他们会认为如果您提供证据/理由是无关紧要的,那么通过与他们核对,您可能会发现它毕竟是相关的。


+1表示“您可能会发现它毕竟很重要”。您可能会错过别人看到的东西。
semaj 2012年

+1同意@semaj。我还要添加-在背景中处理与会议中人们的关系和信任,因为这将使“我会尽快回复您”的响应更加容易接受。
杰森克(Jasonk)2012年

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以上建议绝对是不错的建议,并且在大多数情况下都能很好地发挥作用。就像其他响应者指出的那样,这势必会发生-尤其是当您向聪明的人展示想法并寻找他们的批评或反馈(例如,为初创企业筹集资金)时。

但是,您回答您想要实现一些目标:

  • 保持对主题/客户的信誉和权威(这也意味着不要伪造或编造您真正不知道不确定的事物)
  • 确认他们的回应(让他们感到被听见和理解)
  • 保持演示/会议正常进行

尽管这些建议肯定有帮助,但是针对此问题的一种出色的设计模式如下:

  1. 重新陈述问题,并确保您了解他们的要求以及原因(由于有时这并不明显,并且您想确保解决他们的根本原因)。例如,“为什么使用[在这里插入技术]而不是[在这里没有看过的技术]?” 提出这个问题后,最好跟一个问题(或一系列问题)进行跟进,询问他们为什么问这个问题,以及他们是否有使用不同技术的经验或与供应商的关系等。请确保您了解他们的想法。以及原因(因为他们可能确实对某事有经验,或者只是从袖口听说过,等等-您需要对每种情况进行不同的对待)。
  2. 确认“提问者”和非对抗方式的问题 -即“这是一个很好的问题……”或“这是一个有趣的观点……”。
  3. 确定您打算如何跟进 “ ...让我在电子邮件中与您联系”(a)或“ ...这绝对是需要进一步考虑的主题,但让我们暂时列出它,也许您和我可以离线讨论它。” (b)或“ ...这是一个好点,但是由于会议的目标是{insert here},让我们现在继续前进,但是如果时间允许,我们可以回到此。”

大致了解他们“为什么”提出问题,将帮助您选择最佳的跟进方式,并确保他们感到被听到和理解。


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  • 切勿即兴发挥或弥补您不知道或准备不足的事实。您无法回答的问题,请在确认后再回来。
  • 如果当前讨论的范围超出范围,请这样说,建议您在会议后与该人讨论
  • 始终在会议前邀请人们发送问题,让您有机会准备答案。如果您正在组织会议,请确保您事先有一个发送的议程(可以是几行,只要它概述了会议的内容)。
  • 如果您不是在组织会议,请要求组织者向您提供一个议程,除非发布了议程。

根据我的经验,您不准备进行范围外讨论或问题的最常见原因之一是无议程的会议。始终要求会议有明确的议程。如果会议应就某事做出决定,则应在议程中明确指出该决定,并应在会议结束后的几分钟内或发出的注释中反映(并确认)。

如果人们坚持要求召开没有议程的会议,请将其提出来,并建议通过会议提高效率。如果那没有用,请与您的老板一起提出来,以免浪费时间。如果您认为自己可以解决这个问题(不会有很多不好的想法),请随时开始拒绝无议程的会议。当事情变得一发不可收拾时,我不得不多次求助于此。


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我没有看到此消息,但是最糟糕的事情是尝试对其进行BS处理。做出回应总是公平的:

a)您不知道
响应的答案:“不知道,但我会找出答案”

b)您出于某种原因或其他原因未曾考虑过
:“该主题从未出现过。我会做一些研究然后再找您”

c)您认为与本次会议无关或完全超出了本次会议的范围。
答复:“我们应该在另一次会议上对此进行讨论”

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