有哪些方法可以向同事展示数据库+应用程序解决方案优于Excel的优势？

我在一家到处都有Excel电子表格的公司工作。由于我的同事不是程序员，所以我确定他们没有想到可能会有更好/更容易/更有生产力的数据管理方式。自然，我提倡使用可以利用您在关系数据库和交互式前端中找到的功能的各种应用程序，以适应当前分散在不同电子表格中的各种工作流的需求。

我的问题是，我试图向各方面解释这种系统的优点，但是由于没有从头开始编写它们，我很难说服它们，甚至只是将它们暴露在绿色的草地上。人们通常都了解Excel（即使他们不是超级用户），但是当出现“数据库”一词或开始谈论“代码”时，也许会变得很模糊。

谁能提出一种方法，以证明通过从电子表格切换到实际应用程序可以改善工作流程吗？

人们管理数据时，可以通过三种根本不同的方法来增加价值：

1. 电脑运算
2. 储存与检索
3. 转发和共享。

对于简单算术级别的计算，您无法超越Excel。即使您是一位经验丰富的程序员，也可以在编写和调试计算机程序的一小部分时间内构建电子表格。您甚至可以将数据分组到表中，并使用查找功能来获得查询所带来的一些优势。数据透视表和图形功能使汇总数据变得简单而容易。

对于文件/文档级的存储和检索，Excel与MS Word或MS Access一样有用。对于Access进行SQL查询时，MS Access的性能要比Excel好很多，尽管Access受到严重限制，因为您是否知道将Access与工业级DBMS进行了比较。

对于数据共享，Excel非常原始。此时大多数采用Excel的商店都陷入困境。您的问题表明您的商店就是这种情况。

在尚未准备好数据库的地方引入数据库存在几个问题。一是政治。尝试使用电子表格的人可能会认识到系统范围的问题，但是他们对自己的少量数据所具有的控制能力感到非常满意。如果您尝试用中央管理和控制来替代现有的分散解决方案，那么您会遇到阻力。某些抵抗是有道理的。

另一个是数据库的成本。正如在另一个答复中已经指出的那样，数据库的缺点可能超过优点。

另一个是数据库的信誉。将数据放入数据库的人们通常这样做是因为这是他们的工作，或者是为了自己谋取利益，例如在网站上下订单。他们不会出于社区精神而这样做。至少不多。没有良好的投入，数据库将永远无法获得信誉。

我现在正在一个仅使用电子表格的站点上正在研究的解决方案是在MS Access中构建原型数据库。这样做有一个明显的缺点：人们可能会学到关于数据库的错误信息，这是他们在以后的发展阶段必须学习的东西。我也认为非常缺少Access的报告功能。如果您正在考虑并发用户，则必须在Access之外进行思考，尽管Access在这方面正在取得进展。

我喜欢Access的三件事：生产原始原型很简单，快速且便宜。几乎没有学习曲线，特别是如果您已经了解数据分析和表组成的话。

其次，它没有大型集中式DBMS那样令人生畏。当向用户显示如何在表视图中打开Access表时，只需单击它，他们就不必担心表。而且，单个文件存储数据，数据定义和应用程序这一事实使那些对系统一无所知的人变得简单。

第三，它可以很好地与Excel和Word配合使用。将表或查询复制到Excel电子表格就像单击按钮一样简单。

在达到这一点之前，我不得不克服我对Access有点a的态度。不是SQL Server或Oracle。但是它确实有它的用途，只要您了解局限性

综上所述，当您需要将商店从许多小的Access数据库迁移到具有专业管理和共享资源的单个大规模集成数据库时，您仍将面临艰巨的任务。

我想在@WalterMitty的好答案中添加一些想法/想法。

他说对了，因为这实际上取决于Excel文件的目的。但是，我要补充一点，如果它们包含复杂的规则和数据，您可以考虑利用规则引擎的功能。诸如Drools，OpenRules或OpenL Tablets之类的规则引擎允许您使用Excel文件存储业务规则，并（至少对于我所知道的Drools）使用这些文件实时更新这些规则。

对于具有业务头脑的人来说，这是一种控制自己的业务，并将业务与数据部门（您的工作或至少是IT部门的工作）正确分开的绝佳方法。我认为，商务人士会同意将存储，维护和备份从他们的肩膀上移开。实际上，您应该对备用部件吓一跳：

• 如果这家伙的硬盘突然死了怎么办？
• 如果文件损坏，删除，无意中重置，该怎么办？
• 如果我们从Excel 2007迁移到Excel 2013，一切都会好起来吗？

现在，如果您采用这种方式，还请考虑以下事实：如果添加数据库，则维护数据库的健康和完整性将是您的工作。也就是说，您应该构思一种方法或/和/或准备IT基础结构以保留数据备份。尽管不像Oracle数据库或IBM数据库那样复杂，Microsoft Access仍可以生成备份（尽管我不确定这可以自动化）。

最后但并非最不重要的一点是，如果他们接受了，请不要忘记您需要有人来分析业务数据，构思数据库，准备迁移计划，允许业务人员提交发展计划等。根据数据量，它可能是一个具有一定规模的IT项目，您很有可能对此负责。振作起来！:-)

当您试图说服人们使用其他系统的好处时，应避免试图说服他们。

我知道这听起来很奇怪。

但是我的意思是：

人们喜欢使用当前的系统。它为他们工作。它易于使用且快速进行更改。为了说服人们使用其他系统，请像对待成年人一样对待他们：

列出excel和数据库方法的优缺点。解释每种方法的短期和长期后果。如果您可以同时提及BOTH的所有好处，并且仍然说服人们进行更改，那么您已经提出了足够有说服力的论据。关键是让THEM根据您所提供的事实和概念来决定采用哪种数据库方法更好。

我们遇到的问题是，不同的excel表具有不同的目的，但具有相同的联系方式。然后，当联系人更改其地址时，将很难同步所有excel，并且在excel工作表1中更改了他们的地址后，由于excel工作表2尚未更新，他仍然会收到邮件。

我们通过客户的中央数据库解决了这个问题。

我在一个到处都有电子表格的组织工作，主要是因为IT资源被无可救药地过度使用了。如果可能的话，他们本可以将其移至应用程序中-根本不可能。

我离开该组织后要做的一件事是创建了一个用于从Excel电子表格生成C＃/ SQL Server表维护程序的工具。出于表构造和字段标记的目的，假定列标题是列名。但是，这是一个粗略的工具。最终，它被用于与Excel无关的事情。

我们遇到的问题分为几类：

• 验证：当验证规则复杂时，人们必须将程序牢记在心。只要人们了解这些工作原理，就可以在整个地方使用“ if”语句设计电子表格。

• 共享：如其他地方所指出的，如果一个人打开了用于读取/写入的网络共享电子表格，则其他用户只能读取。我们还无法以协作模式打开电子表格。那是IT人员当时无法处理的另一件事。

• 模式一致性：在这种情况下，我在每个状态下都有一个电子表格：格式是通用的，但是状态数据在单独的文件中传输。如果有人创造性地使用了列，那么每个人都必须就此使用达成一致，但并不总是可以保证的。

电子表格始终位于网络共享上，并且服务器每晚都进行备份，因此这都不是问题。还有一种可能是，其中一个被意外地通过电子邮件发送到了一个不属于该目的地的目的地。尽管在这种情况下实际受到伤害的可能性很小，但该组织是“以身作则”对其信誉至关重要的组织。这种混乱本来是令人尴尬的。

我在Craigslist上看到了一则广告，其中有人需要“ Excel Guru”。我把这个信息传递给了一个工作之间的朋友，他发现公司在整个州的站点上都有一个施工合同估算系统。这里有人随意地修改了系统，以“使其在样式上发挥更大的作用”。无论哪种风格，都造成了很大的损失。他花了几天时间修复它。他几乎没有上交工作并得到报酬，他们叫他回去在另一座城市修理另一个人。同样的故事：有人随意“修复”它以完成他们想要的事情。这更糟。

像这样的复杂系统需要“临时”定制无法实现。